Baza de cunoștințe care alimentează asistentul

Pagini de site, documente, liste de întrebări frecvente și note interne — 4chaty le transformă în răspunsuri exacte, cu sursa citată și reîmprospătate automat.

Calitatea unui chatbot nu vine din model, ci din ce știe despre firma ta. Baza de cunoștințe 4chaty adună la un loc paginile publice ale site-ului, documentele încărcate, întrebările frecvente scrise de tine și notele interne pe care nu vrei să le publici, dar vrei să fie folosite în răspunsuri. Conținutul este împărțit în fragmente, indexat semantic și consultat la fiecare întrebare, astfel încât răspunsul să fie ancorat în date reale, nu inventat. Când modifici un preț pe site, reindexarea programată actualizează și răspunsurile botului — fără să rescrii nimic manual.

Import automat din site — 4chaty parcurge paginile publice și construiește baza inițială fără intervenție manuală.
Încărcare de documente — fișiere cu tarife, condiții contractuale sau proceduri interne.
Întrebări frecvente scrise de tine — perechi întrebare/răspuns cu prioritate maximă față de restul conținutului.
Note interne nepublicate — informații folosite în răspunsuri, dar care nu apar nicăieri pe site.
Reindexare programată — conținutul se reîmprospătează automat, deci prețurile din chat nu rămân în urma site-ului.
Sursa citată în răspuns — fiecare afirmație poate trimite la pagina sau documentul din care provine.
Detectarea golurilor — vezi ce au întrebat vizitatorii și botul nu a știut, ca să completezi exact ce lipsește.
Control pe conținut — excluzi pagini întregi (arhive, campanii expirate) care ar produce răspunsuri depășite.

De la site la răspunsuri, în trei pași

Primul pas este importul: introduci adresa site-ului și 4chaty parcurge paginile publice, extrage textul util și îl împarte în fragmente coerente. Al doilea pas este completarea: încarci documentele care nu sunt publicate — lista de tarife, condițiile contractuale, procedura de retur — și scrii întrebările frecvente pe care le primești cel mai des. Al treilea pas este verificarea: pui botului întrebările reale pe care echipa le primește zilnic și corectezi ce răspunde greșit adăugând o întrebare frecventă explicită. După acest ciclu scurt, acoperirea ajunge de regulă la nivelul la care majoritatea conversațiilor se închid fără operator.

De ce răspunsurile citează sursa

Un răspuns fără sursă nu poate fi verificat, nici de client, nici de tine. 4chaty atașează fiecărui răspuns fragmentul și pagina din care a fost extrasă informația. Pentru vizitator, asta înseamnă un link către pagina oficială cu detalii complete. Pentru tine, înseamnă că poți depista imediat de ce botul a dat un răspuns greșit: aproape întotdeauna problema nu este modelul, ci o pagină veche rămasă indexată, cu un preț sau un termen care nu mai este valabil. Ștergi sau excluzi pagina și răspunsul se corectează, fără reantrenare.

Golurile de cunoaștere: ce nu știe botul încă

4chaty înregistrează întrebările la care nu a găsit un fragment relevant și le grupează după temă. Această listă este cel mai valoros raport din produs: îți arată exact ce caută clienții și nu găsesc pe site. De multe ori, golurile nu se rezolvă doar în chat, ci indică pagini care lipsesc cu totul din site — o pagină de livrare, una de garanție, condiții de anulare. Completezi întrebarea frecventă, iar botul răspunde de la următoarea conversație.

Ce ține baza de cunoștințe și ce nu

Baza de cunoștințe este pentru informații stabile: servicii, tarife, proceduri, condiții, program. Nu este locul pentru date care se schimbă de la minut la minut, precum stocul exact sau starea unei comenzi individuale — acelea se rezolvă prin escaladare către operator. Nu încărca niciodată în baza de cunoștințe date personale ale clienților: informațiile de acolo pot ajunge în răspunsuri către alți vizitatori, ceea ce ar constitui o divulgare neautorizată în sensul GDPR.

Riferimenti normativi

Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) — art. 5 alin. (1) lit. c) principiul reducerii la minimum a datelor încărcate în baza de cunoștințe
Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) — art. 32 privind măsurile de securitate pentru documentele interne indexate

Domande frequenti

Ce fel de documente pot încărca?

Documente text și tabele cu tarife, condiții sau proceduri. Textul este extras, împărțit în fragmente și indexat semantic. Documentele scanate ca imagine au nevoie de un strat de text pentru a putea fi citite.

Trebuie să reantrenez botul când schimb un preț?

Nu. Reindexarea programată reia paginile modificate și actualizează fragmentele. Dacă vrei efect imediat, poți declanșa manual o reindexare pentru pagina respectivă.

Pot adăuga informații care nu apar pe site?

Da, prin note interne. Sunt folosite la construirea răspunsurilor, dar nu sunt publicate nicăieri. Sunt utile pentru proceduri sau condiții pe care nu vrei să le afișezi public.

Cum aflu ce nu știe botul?

Din raportul de goluri: întrebările la care nu a găsit conținut relevant, grupate pe teme. Este cea mai rapidă cale de a decide ce întrebare frecventă să scrii în continuare.

Pot exclude anumite pagini din indexare?

Da. Poți exclude secțiuni întregi — arhive, pagini de campanie expirate, versiuni vechi de tarife — pentru ca botul să nu producă răspunsuri depășite.

Pot încărca date despre clienți?

Nu este recomandat. Conținutul din baza de cunoștințe poate ajunge în răspunsuri către alți vizitatori. Datele personale se tratează separat, prin escaladare către un operator care are dreptul să le consulte.

Risorse correlate

Chatbot AI pe site →Widget-ul care folosește baza de cunoștințe pentru a răspunde vizitatorilor.Rapoarte & conversații →Vezi ce s-a întrebat, ce s-a rezolvat singur și unde rămân goluri.Formulare conversaționale →Când răspunsul nu există, botul colectează cererea structurat.Ghid: chatbot pentru site →

Transformă site-ul tău în sursa de răspunsuri a botului

Import automat din pagini, documente încărcate și întrebări frecvente scrise de tine — cu sursa citată în fiecare răspuns.

Vedi i piani Parla con un consulente